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2015年7月 7日 (火)

退社時間を死守-ノロウィルスに備えて応急キット「ノロライザー」の常備を

退社時間を死守すれば、脳が冴えるよみがえる 得する習慣、損する習慣

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時短ではない。高密度化をしよう。

今残業を減らす活動を「時短」と言っていますが、多少違和感があります。なぜなら、単に時間を短くすればいいというものではないと思うからです。会社も社員も、成果を高めつつ時間を短くすることも同時に行いたいはずです。

そこで「時短」ではなく、いわば「高密度化」と提唱してはいかがでしょう。

高密度化とは、単位時間あたりの生産性を極限まで高める仕事のやり方です。高密度で仕事を行なうには、●高い集中力●精密な優先順位づけ●最善主義思考がベースに必要となり、●捨てる●効率化する●人に任せるなどの仕組みも必要になってきます。

高密度仕事術の目的は、自分で決めた時間の枠で最大の成果を出すことであり、その密度を高める活動には終わりがありません。言ってみれば、トヨタ式のカイゼンに近いイメージで、どんどん最適化を繰り返し、高密度の仕事を行なう習慣をつくることを目指します。

では、これから高密度仕事術を行なう3つの原則をご紹介します。

高密度で仕事をするために、単位時間あたりの集中力をどれだけ高めるかが重要です。

メリハリのある仕事ができる人は、集中すべきときは徹底的に集中し、やめるときはきっぱりと切り上げます。だらだら型は、低集中の仕事になり、結果長時間労働になる。その結果、寝不足になり、翌日も低集中になるという悪循環です。

高密度仕事術は、短時間・高集中のワークスタイルです。

それを実行に移すための3つの原則は次の通りです。

原則1. 帰る時間は何があっても死守する

第一の原則は、帰る時間を死守することです。

退社時間は、激しい緊張感を持って根性で守るのがポイントです。このコミットメントが弱いと、結局だらだらと残業をして低い生産性からなかなか脱出できません。時間のキャパを制限するからこそ高密度化が実現するのです。

これは、荷物を減らすのと同じです。

荷物を減らせないのは、かばんが大きいからです。その場合、どんなに取捨選択をしましょうと言っても、「いや万が一使うときがあるかも」「これは必要かもしれない」と結局あれもこれも詰め込んでしまいます。

問題は、取捨選択の基準をいくら強調しても感情面で「不安」がある限り簡単に手放せないのです。

そこで最も即効性があるのが、かばんを小さくすることです。

入れられる荷物の量に制限があれば、減らさざるを得ません。この強制力が働くと不思議と取捨選択の基準が本人の中で明確になります。手放す勇気が出るのです。制限を設けることで、不安という感情に負けて取捨選択をやめるという容易な手段に流れなくなります。

これは時間の効率化でも全く同じことが言えます。

働く時間がそれまでと同じだと、「今やっておきたい」、「どうしても人に任せられない」、「早く帰るのは難しい」という感情に引きずられてしまい、結局密度は変わりません。なぜなら「かばんの容量」が大きいから。仕事の場合は「働く時間」が容量に当たります。

だから働く時間に制限をかけて、それを絶対ルールにすること。

ここから働く時間の高密度化が始まります。

この緊張感やコミットメントが弱い中で、テクニックを駆使してもあまり改善は見込めません。

最初の1週間は、仕事が終わらないまま帰らなければならない日が続きます。仕事のやり方が改善していないからです。でもそれでいいのです。高密度化は、今まで通りでは終わらないという事態から工夫が始まるのです。

仕事のスタイルを変えるのであれば、過渡期の苦しみを覚悟しておく必要があります。未完了感、切迫感、不安、自己嫌悪感と共に過ごす時期が必要なのです。

どうしても時間が足りない場合は、翌朝早く出社して取り戻すというルールで乗り切ってください。

原則2. 超集中できるエネルギーを充電する

高密度仕事術では、単位時間あたりの集中力を高めて生産性を上げます。そのためには、充分なエネルギーがなければなりません。精神的・身体的エネルギーに満ちていると、びっくりするほど集中できます。

一方、低集中・低密度の仕事術に慣れている人は、疲れていてエネルギーも低いものです。

そこでエネルギーを高めるには、充分な休息と栄養を取ることです。

まず充分な睡眠です。繰り返しになりますが、睡眠負債が溜まった状態で仕事をするのは、酩酊状態で仕事をするのと同じです。

充分な睡眠が取れた状態で仕事をすると、圧倒的に集中力が違います。しかし、その集中力も持続性の問題があります。ですから、適度に90分に1回は休憩を挟むことが大切です。

そして、何よりも長時間労働を避けることです。

長時間やるより、単位時間あたりの生産性が高いことに達成感と価値を感じる自分をつくりましょう。

だらだら仕事する時間を10分でもしたら、罪悪感を持つ。仕事が効率的に進んだら多少、未完了の仕事があってもオッケーとすることです。

さらに家に帰って好きなことをやって、精神的に満足度を高めるようにしてください。そうすると次の日のエネルギーはとても高く、集中ができます。

帰る時間を守り、充分なエネルギーが充電できると高密度化の環境がどんどん整っていきます。

原則3. 完璧主義をやめる。最善主義で考える

最後の原則は、完璧主義ではなく、最善主義で考えることです。

完璧主義の人は仕事を過剰品質で行ったり、相手が求めていないことに時間を使ったりしています。また、人に任せられない、自分でやらないと失敗するのではないかと不安が大きい結果、仕事を手放すことができません。

完璧主義の人の仕事は往々にして自分の理想の追求になりがちで、相手からすればそのレベルまで準備する必要なかった、ということが少なくないのです。

会議の資料の体裁に時間をかけたり、メール返信1つ1つに時間がかかったり、電話で済ませれば5分で終わるところを報告書に纏めて30分かけたりするのは、過剰品質の仕事になります。

この完璧主義の対極にあるのが最善主義です。

最善主義とは、「限られた時間で可能な限り最善の結果を出す思考」と定義できます。この最善主義の思考がなければ、帰る時間に制限を設けても改善に限界がやってきます。完璧は幻想であり、力の入れどころと抜きどころを明確にできる人が仕事で高い成果を出す人です。

最善主義を行なうためには、投入時間、納期、品質を考えて、限られた時間で何をどのような優先順位でどれだけの時間をかけてやっていくのかを考え続ける必要があります。そのためには、目的と相手の満足ラインをしっかり掴む力をつけていかなければなりません。そこがズレてしまうと仕事の成果として認めてもらえないからです。

この最善主義思考を駆使するためには、普通にそのタスクをこなしていけば時間が足りなくなるという状況に自分を追い込むことです。つまり、原則1とセットで考えなければなりません。

そうなれば、どこに力を入れるべきか、妥協して切り捨てるべきか人に任せるべきか、というところが見えてくるでしょう。

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